Informationen im Unternehmen fließen lassen

Transparenz über Vorgänge und Projekte schaffen -- das ist eine der agilen Grundforderungen. Wie können Unternehmen für einen guten Informationsfluss im Unternehmen sorgen?

Wir liefern Vorschläge für unterschiedliche Unternehmensgrößen.

Im Unternehmen müssen Informationen kursieren, um

• zum Nachdenken anregen,

• zur Unterstützung zu animieren,

• Dinge hinterfragbar zu machen,

• um mit dem Projektstatus notwendige Zu- und Nacharbeiten offenzulegen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen eine Regelkommunikation etablieren, über die definierte Informationen wie Zu- und Abgänge, strategische Entscheidungen und Unternehmenskennzahlen regelmäßig kommuniziert werden.  Dieser Artikel zeigt Vorschläge für den ersten Kommunikationsbedarf auf.

Es gibt keine Informationslösung, die für alle Unternehmensgrößen gleich gut funktioniert. Was für die eine Unternehmensgröße gut funktioniert, kann für kleine Unternehmen "zu groß" dimensioniert sein, während manche kleine Lösung in einem großen Umfeld die Informationen nicht weit genug streut.

Unabhängig von den nachfolgenden Regeln ist für eine Regelkommunikation im Unternehmen zu sorgen, die zum Beispiel über

1. regelmäßige Team- oder Unternehmensversammlungen,

2. (Open) Daily StandUps, Open Reviews, Open Plannings, 

3. Wochen-E-Mails durch die Geschäftsführung und / oder

4. Management by "Walking around"

zu realisieren sind.

Den Elefanten im Raum sehen, das geht nur, wenn Widersprüche im Gespräch offenbar werden

Tagesreflexion mit wechselnden Rollen

Für kleine, wachsende Teams mit einer Größe bis acht Personen hat sich die Tagesreflexion bewährt. Mit den folgenden Regeln stellt das Team sicher, dass Informationen genügend kursieren:

• Jede*r Mitarbeiter*in führt am Ende des Tages ein Reflexionsgespräch über den Verlauf des Tages.

• An zwei aufeinanderfolgenden Tagen dürfen sich die nicht die selben Mitarbeiter*innen über den Tagesverlauf unterhalten.

Daily StandUp*

In Ergänzung zu einem wandernden Management, die sich täglich zu anderen Daily StandUps dazustellen, können Unternehmen mit mehreren Teams das "Daily StandUp mit Sternchen" einführen. Das Daily StandUp* funktioniert bis zu sechs Teams sehr gut.

Alle Teams treffen sich zur gleichen Zeit für die Daily StandUps, bis auf ein Team. Von diesem Team machen alle Team-Mitglieder einen Rundlauf und stellen sich zu den anderen Teams (und bringen sich wie gewohnt in das Daily ein). Anschließend macht das wandernde Team das normale StandUp.

Häufig werden dabei die eigenen Anmerkungen um Ergebnisse ergänzt, die das Team-Mitglied im ersten Daily StandUp gehört hat.

Daily Mail

In noch größeren Unternehmen hat sich die folgende Kommunikationsregel bewährt, die in der ersten Wahl auf E-Mail setzt:

• Alle Mitarbeiter*innen schreiben am Ende ihres Arbeitstages eine zusammenfassende Mail. 

• Diese Mail geht an das eigene Team, die direkten Vorgesetzten und an alle, die in der Mail erwähnt werden

Mit dieser Regel streuen sich Informationen sehr gut. Bei Unklarheiten sind alle aufgefordert, beim*bei Schreiber*in nachzuhaken. Das gilt insbesondere für die Mail-Teile, in denen die Empfänger*innen nicht erwähnt waren.