Open Reviews in der agilen Transition

Die Stakeholder einer agilen Transition sind alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens. Wie nehmen die Stakeholder agilen Transition am Prozess teil?

Agile Transitionen sind komplexe Unterfangen: Die Organisation baut sich um. Struktur und Prozesse werden verändert, die Unternehmensziele häufig verändert. Mit diesen Veränderungen ist häufig eine kulturelle Veränderung spürbar. 

Diese Veränderungen betreffen alle im Unternehmen. Entsprechend des Prozessdesigns gehen die Änderungen von einem Transitionsteam aus, dass das Transitionsbacklog füllt und Schritt für Schritt Impulse für Veränderungen setzt und deren Einführung begleitet. 

Betroffen sind am Ende alle von den Veränderungen. Wie können alle in den Prozess integriert werden?

Es ist wichtig, Feedback für die Transitionsarbeit zu erhalten:

1. Vielleicht hat das Transitionsteam falsche Schwerpunkte gesetzt?
2. Vielleicht wurden einzelne Maßnahmen nicht verstanden?
3. Vielleicht sollte das Transitionsteam die Priorisierung der UserStorys im Transitionsbacklog überprüfen?
   
4. Genauso wie: das Transitionsteam hat gerade wichtige Themen beim Wickel? Es bedarf aber noch der Vertiefung? Weiterer Trainings- und Coachingbedarf zeigt sich?

Um dieses Feedback sinnvoll und organisiert einzusammeln, empfiehlt sich eine öffentliches Review. Ein öffentliches Review ist genauso in der Zeit limitiert wie nicht-öffentliche Reviews: innerhalb von 90 Minuten sollten alle wichtige Fragen beantwortet sein.

Zum öffentlichen Review werden alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens eingeladen. Für das öffentliche Review empfiehlt es sich, einen großen Konferenz-/Begegnungsraum vorzuhalten. In dem Raum sitzt das Transitionsteam vorne in einem Stuhlkreis, während die Stakeholder "als Zuschauer oder Zuschauerinnen" dahinter in Stuhlreihen sitzen.

Es werden alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zum Review eingeladen. Wer mag, kann kommen. (In einigen Unternehmen werden über Kalendereinladungen x Plätze für jedes Review neu ausgeschrieben, und nach der Regel "First-come, first served" werden die Plätze vergeben.

Als Ablauf eines öffentlichen Reviews hat sich bewährt

1. Begrüßung durch den Moderatoren / die Moderatorin (5')
2. Das Transitionsteam stellt die UserStorys des vergangenen Sprints vor, berichtet von deren Bearbeitung und beantwortet an Hand der Akzeptanzkriterien, ob die jeweiligen Storys erfüllt sind.
   Die entsprechenden Storys werden entsprechend auf einem Whiteboard umgehängt oder graphisch als "Fertig" oder "Nicht fertig" markiert (15')
3. Für die nachfolgende Stakeholder-Kommentierung öffnet das Transitionsteam den Stuhlkreis und schaut nun direkt auf alle teilnehmenden Kollegen und Kolleginnen.
   Die Stakeholder können nun das Sprintergebnis und die bearbeitenden Storys kommentieren. 
   Der Moderator oder die Moderatorin visualisiert alle Fragen, spontane Antworten des Transitionsteams, Anregungen und Anmerkungen des Diskussionsteils mit. 
4. Nach 20' fasst der Moderator oder die Moderatorin die Anmerkungen der Teilnehmer und Teilnehmerinnen zusammen, dankt für die Teilnahme und schließt die Sitzung.

Die während der Sitzung entstandenen Zeichnungen übernimmt das Transitionsteam für die nachfolgende Retrospektive und folgend für das nächste Planning.

Öffentliche Reviews haben den Vorteil, dass alle Kollegen und Kolleginnen sich im Prozess involvieren können. Damit wird die Veränderungsarbeit spürbar -- und ständig einer Realitätsüberprüfung unterzogen. 

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