Öffentlichkeit für das Transitionsteam schaffen!

Die agile Transition ist die Bewegung eines Unternehmens ins agile Arbeiten und Handeln. Dieser Prozess wird von einem Transitionsteam vorangetrieben. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens sind Stakeholder dieses Prozesses.

Diese sind am Prozess zu beteiligen. Mögliche Formen der Beteiligung sind Open Plannings, Open StandUps und Open Reviews.

Transitionsteams sind die Prozesstreiber der agilen Transition. Nicht mehr, nicht weniger. Transitionsteams funktionieren dann am Besten, wenn das Team

• hierarchieübergreifend
• interdisziplinär und
  
• mit beiden Geschlechtern

besetzt ist. Das Transitionteam entwickelt im Laufe des Prozesses ein Organisationszielbild in den Dimensionen "Unternehmensziel", "Struktur/Prozesse" und "Kultur". Das Transitionsteam sorgt dafür, dass diese Vision verbreitet, diskutiert, gegebenenfalls geändert und von allen anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen getragen wird.

Für den Transitionsprozess gibt es keine ProductOwner. Der Prozess geht alle an. Um alle einzubinden und abzuholen, braucht der Transitionsprozess Öffentlichkeit:

Alle,

• die sich für den Vortrieb des Transitionsprozesses interessieren
  
• die neue Ideen für weitere Epics haben
  
• die bestimmte Prioritäten für die anstehenden Epics formulieren können
  

können sich am Open Planning I beteiligen. Um dies zu ermöglichen, lädt das Transitionsteam alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zum Open Planning I ein -- dieses Meeting könnte man auch als "Open Prio Meeting" bezeichnen.

Ziel des Meetings ist es, eine Priorität für die benannten Transitions-Epics und abgeleitete UserStorys zu bestimmen. Dafür diskutiert das Transitionsteam mit allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die der Einladung zum Open Planning I gefolgt sind.

Es gilt für das Open Planning I festzulegen, wer genau abstimmungsberechtigt ist. Im einfachsten Fall sind alle, die da sind, abstimmungsberechtigt. Einige Unternehmen einigen sich auch auf die Regel, dass alle Teilnehmer des Open Planning I beraten dürfen, während die eigentliche Abstimmung dem Transitionsteam vorbehalten ist.

Nach der Festlegung der Prioritäten und eines Sprintmottos erarbeitet das Transitionsteam im Planning II (oder Planning, wenn die erste Veranstaltung Open Prio Meeting heißt), die Tasks, die sich aus den priorisierten Epics und UserStorys ergeben. Das Ergebnis des Planning II wird auf dem öffentlichen Transitionsboard dokumentiert.

Vor diesem öffentlichen Transitionsboard findet auch das tägliche StandUp-Meeting statt. Um den Transitionsprozess ins Gespräch zu bringen, empfiehlt es sich, für das Transitionsboard einen guten öffentlichen Ort zu finden. Denkbar sind zum Beispiel Ort wie

1. der helle & belebte Flur,
2. die Mitte des Großraumbüros,
   
3. die Kaffeeküche des Unternehmens.
   

Wenn der Flur dunkel und nur ein Durchhetzort ist, ist das Transitionsboard dort genauso schlecht aufgehoben wie in einem schlecht frequentierten Konferenzraum.

Auf Grund der guten Ortswahl sehen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen täglich die Entwicklung auf dem Board. Sie können diese hinterfragen und eigene Impulse setzen. Dies kann zum Beispiel direkt im Anschluss an die Open Daily StandUps erfolgen.

Mit dem Rhythmus des Transitionsprozesses werden alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zum Open Review eingeladen. Wie auch für das Open Planning I und das Open StandUp handelt es sich um keine verpflichtende Veranstaltung.

Diejenigen, die sich einbringen möchten, sind herzlich dazu aufgefordert, dies zu tun. Diejenigen, die kein Interesse an dem Fortschritt haben, sind nicht verpflichtet, bei diesen offenen Veranstaltungen aufzutauchen.

Im Open Review bewertet das Transitionsteam für jede UserStory, ob die formulierten Akzeptanzkriterien erfüllt wurden. Wenn ja, wird die erfüllte UserStory geeignet dokumentiert und visualisiert. Viele Transitionsteam hängen rechts neben dem Transitionsboard alle vollständig erfüllten und reviewten UserStorys auf. Dies dokumentiert den fortlaufenden Prozess sehr gut.

Die Bewertung kann von allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen des Meetings kommentiert werden. Diese Kommentare nimmt das Transitionsteam bei der Bewertung der Aufgaben mit auf. Wenn eine UserStory als nicht vollständig erfüllt bewertet wird, dokumentiert das Transitionteam, welche impliziten beziehungsweise expliziten Akzeptanzkriterien nicht erfüllt wurden.

Regelmäßig gilt es alle im Unternehmen über den Prozess zu informieren und zur Beteiligung aufzurufen. Dies kann unterschiedliche Formen annehmen:

• Gemeinsames Frühstück
  
• Gemeinsames Mittagessen
  
• Unternehmenstreffen in einem Konferenzraum
  

Je mehr informelle Elemente diese große Runde hat, desto leichter wird allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen fallen, sich mitzuteilen und einzubringen.

Öffentlichkeit schafft Transparenz. Während in klassischen Change-Projekten die Diskussion und der Weg zur Lösung oft hinter verschlossenen Türen erarbeitet wird, schaffen Transitionsteams durch das Transitionsboard Transparenz über Planungs- und Ausführungsstand.

Durch die Öffnung von Meetings und die regelmäßige Information und Diskussionsaufforderung an alle können sich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einbringen. So kann das Unternehmen früher Prozessrisiken identifizieren und die wirklich wichtigen Aufgaben im Transitionsprozess erkennen.