Kanban - einfach starten

Kanban ist einfach. Und obwohl die Regeln einfach sind, ist die Einführung nicht immer einfach. Agilität erfordert Bewusstsein oder Disziplin.

Das Team einigt sich auf eine einfache Abbildung des typischen Arbeitsablaufs bzw. des Projektschnitts. Im einfachsten Falle sind das die drei Spalten "ToDo", "Doing" und "Done". 

Dies geschieht auf einem Whiteboard, einer Pinnwand oder auf einem Bildschirm (mit einem digitalen Boardsystem). Es ist wichtig, dass die Projektaufgaben immer zu sehen sind. Je unkomplizierter der Weg ist, die Karten zu erstellen und an die Wand zu bringen, desto besser wird die Wandzeitung genutzt.

Die einzelnen Aufgaben werden auf Karten erfasst. Viele Teams setzen bei der Formulierung der Aufgaben auf UserStorys. 

Auf dem Board ist zu erkennen, welche Teammitglieder an welchen Aufgaben arbeiten. Es ist auf einen Blick der Status des gesamten Projekts bzw. des Projektabschnitts ablesbar.

Eine ständige Visualisierung bringt allen den Überblick über das gesetzte (Projekt-)Ziel und den Fortschrittsgrad. Mögliche Probleme (die sich z.B. über festhängende Karten zeigen) werden vom Team leicht erkannt und können angegangen werden.

Wenn ein Teammitglied eine aktuelle Arbeit beendet hat, markiert er bzw. sie dies auf der Karte (oder durch Umhängen). Anschließend nimmt er bzw. sie sich eine neue Karte. Dieses Nehmen unterliegt Regeln.

Mit Kanban versucht das Team, die Arbeit in einen kontinuierlichen Fluss zu bekommen. Um dies zu ermöglichen, sind drei Maßnahmen zu beachten:

1. Alle Arbeitsaufgaben am Board sind ungefähr gleich komplex (und haben eine ähnliche Arbeitslänge).
2. Der "Work in Progress" (WIP) auf jeder Spalte des Boards wird nicht verletzt.
3. Wird der WIP verletzt, wird direkt eine Retrospektive einberufen, um das Problem abzustellen.

Ein guter Start ist es, den WIP 2*N Aufgaben zu begrenzen, wenn im Team N Mitglieder arbeiten. In der Praxis fällt es häufig schwer, die Arbeitsaufgaben auf die gleiche Größe zu bringen. Als Start hilft es, die Aufgaben oder UserStorys klein zu halten.

Zu Beginn fällt des Team-Mitgliedern häufig schwer, "Stopp the Line" auszurufen. Für alle die Arbeit zu unterbrechen, um ein Problem einer einzelnen Person zu lösen ist. Diese kann gerade nicht arbeiten, weil Regeln auf der Wandzeitung verletzt sind. Neben den Ad-hoc-Sitzungen sind regelmäßige Retrospektiven zu etablieren, um die den Prozessfluss zu verstehen und weiter zu optimieren.

Um eine Verbesserung zu ermöglichen, misst das Team die Durchlaufzeit von Tickets, die "OnBoard-Zeit" oder markiert die Stellen, an denen Tickets stoppen. Durch das Erfassen und Bewusstwerden dieser Größe kann das Team Stolpersteine identifizieren -- oder feststellen, wo die Prozessorganisation noch hakt.

Gleichzeitig lernt das Team, vorhersagbar zu sein. Das ist wichtiger Punkt, um gegenüber Dritten (Zulieferern und anderen Unternehmensteilen) verbindliche Aussagen machen zu können.

Damit alles gut funktioniert, sind die Regeln, unter denen das Team arbeitet, explizit zu machen. Es hilft, wenn diese Defintionen direkt an der Wandzeitung visualisiert werden:

1. Definition of Ready
2. Definition of Done
3. Umhängezeitpunkt von Karten
4. Bedeutung der Spalten auf der Wandzeitung
5. WIP für Spalte beziehungsweise Mitarbeiter oder Mitarbeiterin

Je klarer die Regeln für alle formuliert sind, desto einfacher sind Prozessfehler zu entdecken. Aufgaben werden in Kanban im "Pull-Prinzip" erledigt. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, der oder die freie Kapazitäten hat, wählt aus der priorisisierten und sortierten Liste diejenige Aufgabe "von oben" aus, die er oder sie bewältigen kann.

 Mit den Modellen wie systemisches Denken oder dem Modell von Wert, Fluss & Verschwendung (Lean IT) kommen weitere Methodenbausteine ins Spiel. Die Aufgabe ist, ein Gesamtsystem zu schaffen, dass einen möglichst hohen Geschäftswert erzielt. Wie ist ein möglichst hoher Nutzen im Sinne der Geschäftsziele zu erreichen?

Dies geschieht im Allgemeinen nicht durch eine maximale Auslastung der einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sondern durch eine kluge Modellierung des Gesamtprozesses von der Idee bis zur Weiterentwicklung.